随着新型冠状病毒肺炎疫情的持续,很多人可能会在家远程办公一段时间。
而继开免费开放印象笔记企业版线上办公系统后,大象又为大家带来了「远程办公解决方案」,希望能帮助大家更高效自律地渡过这段特殊时期,也希望能帮大家搞定远程协作的难题。
一、做好个人防护,全方位守护个人健康
健康总是第一位的。
疫情当前,做好个人防护、确保身体健康是个人和团队开启在家远程办公的首要前提。我们特别为你准备了预防新型冠状病毒相关模板,包括「防新冠指南」、「外出回家后的防护步骤」,也为需要提前返岗的朋友准备了来自「钟南山的5点返岗抗疫放护建议」。希望在疫情蔓延期间为你的工作效率护航的同时,也能全方位守护你的身体健康。
同时,我们还为你准备了「团队成员每日健康打卡」模板,方便团队和个人的健康信息情况上报和汇总。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/团队成员每日健康打卡-1024x860.png)
二、进入办公状态,来自物理和精神层面的仪式感
在家办公的一个最大的特点就是界限模糊。
你可以一整天穿着睡衣、开着电视、一边玩猫一边工作。这些都是你需要克服的诱惑。但是,开始工作并不是把早餐推开就可以了,你的精神也需要进入工作状态。
不妨试试专门开辟出一片干净整洁的办公区域,换上自己的通勤服装,然后带上防噪音耳机,为自己进入上班状态建立一种仪式感,从物理层面和精神层面告诉自己:
现在,我已经准备好开启一天的工作了!
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/准备清单:开启在家办公模式-1024x1022.png)
三、高效自我管理:远程办公的制胜法宝
想要成功进行远程办公,你必须拥有高度的自制力。那么,该如何进行有效的自我管理呢?
不妨从规划一天的工作时间和待办事项开始。
借助趁手的工具可以帮你更便捷的安排好自己的工作节奏,做好规划,就能更专注在每个时段的任务上。
你可以使用「每日工作计划」模板,从不同维度拆解你的工作任务,划分好优先级和时间安排,就能更明确自己每一个时段的工作目标。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/每日工作计划模板-999x1024.png)
你也可以使用「PDCA计划进度表」,从时间维度来拆解每一天,列出每个小时的计划和执行内容,并在结束时检视自己的进度成果。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/PDCA计划进度表-1024x829.png)
四、高效信息管理:收集&查找资料不凌乱
除了邮件沟通,远程办公期间大家也少不了会通过微信丢过来几版文档、群里布置几个任务、又用办公软件甩过来几个链接…过不了多久这些信息就会被大家的群聊消息刷没了。
学会高效的管理信息,也是远程办公必备的一项技能。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/微信小程序1-1024x312.jpg)
你可以使用印象笔记的微信小程序将微信群聊中的图片、视频、文档……各种格式的文件,批量保存到印象笔记App中。保存的文件可以随时随地进行跨设备查看、搜索和编辑,大大提升了存储和管理文件的效率。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/屏幕快照-2020-02-03-下午2.52.58-1024x447.png)
当然,收到的邮件或甩来的链接也能轻松保存下来。
你可以使用印象笔记·剪藏插件,一键永久保存有价值的网页信息到印象笔记App中。当领导再问到某个内容细节时,一搜关键词就能马上找到相关信息,响应速度超级快!
五、项目规划和管理:事事有交代,件件有着落
工作中少不了要进行项目的管理和协作。不能在办公室里坐下来当面聊清楚,就更需要把项目规划理清做足。
当然,每个项目开启前,还是少不了要进行线上会议沟通,远程协作会议时做好会议记录尤其重要,因为每一个细节都有可能在会后被遗忘或是混淆。一份详细完整的会议纪要,可以帮助每一个人搞清楚项目状况、自己的任务和所有细节。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/电话会议纪要-848x1024.png)
开完会,就要开始项目规划和管理了。
「项目管理甘特图」就特别适合用来管理长线任务,你可以把项目拆解开来,分类别、分时段落实到具体的执行内容和负责人身上,并把甘特图共享给大家。这样不仅能规划清楚项目的执行阶段和具体行动,还能确保所有负责人都清楚目前的项目状况和项目阶段。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/项目管理甘特图模板-1024x609.png)
当然,处理短期多线程项目和任务,也可以试试「GTD任务检视模板」,将需要着手的项目或任务一一列出来,并规划好优先级、时间和负责人,能很有效的保证任务如期交付、同时也能避免要事不遗漏。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/GTD任务检视-1024x570.png)
我们还为你准备了一系列项目规划和进度模板可供使用,打开印象笔记官方模板库「高效远程工作必备」就能领取系列模板。
六、远程团队协同:用空间共建公共知识库
远程团队协同时期,信息的同步和对称性尤为重要。
在短暂且有限的沟通中,不可能将所有信息都一一列举出来。那该如何确保 Every one on the same page 呢?
我们为你准备好了可以共建公共知识库的「空间」功能。
你可以为每一个协作项目创建一个空间,将项目相关的所有资料都放在这个空间里,并用笔记本进行分类管理。资料整合完成后,邀请项目相关的同事加入你创建的空间,大家不仅能看到你整合的项目资料、还能看到你实时更新的项目相关笔记、也可以在这个空间中随时添加自己的内容,最大限度的保证了信息的对等性。
![](https://staging.yinxiang.com/wp-content/uploads/2020/02/空间-全新知识管理结构.png)
当然,你也可以为你的团队创建一个空间,将远程办公期间所需的工作资料集中管理,比如:
设置团队工作日志,邀请大家一起填写本团队当前一段时间的工作任务;设置团队成员工作日志,邀请大家完成每日打卡;
或是贴心地准备一份团队成员健康打卡,与团队成员共度非常时期。
下载印象笔记 Android、 iOS、Windows Beta及 Mac Beta就能使用空间功能进行协作啦!
值此特殊时期,我们为你带来全新「高效远程办公必备」系列模板(点击领取),不仅包含效率提升和团队协作相关模板,还有预防新型冠状病毒相关模板,希望印象笔记在疫情蔓延期间为你的工作效率护航的同时,也能全方位守护你的身体健康。