背景
每天团队成员都要在各种不同的平台上收集海量资料，以充实团队资料库，方便团队后续的学习和输出。
海量的资料也带来了收集和使用上的困难。资料内容被锁在多个孤立的存储平台中，面临文件过期、资料失效的风险。分散的资料也带来了寻找和利用的麻烦，严重影响组织利用资料的效率。
如何对团队收集的资料进行整合管理，使成员在每天的工作中能够充分利用不同来源的信息和内容，安全存档工作成果，是打造高价值团队资料库的重要因素。
构建团队资料库的痛点
- 资料散落在不同平台，收集起来比较困难
- 资料呈现凌乱，不利于团队的整体学习
- 资料越积越多，需要时难以快速找到
- 想直接对资料进行标注说明，传统云盘只能保存文件而不方便批注
- 想查看历史信息，但大部分产品对于历史版本的保存时间有限
印象TEAMS的优势
资料库的构建主要有资料收集、资料归类整理、新文件输出、历史资料归档这四个阶段。首先，在资料收集阶段，团队需要将分散到各平台的资料都汇集到一处，方便后续资料的深度利用。在此阶段印象团队主要有以下优势：
- 多渠道收集资料
支持从本地、手机、微信等渠道快速上传资料，更可以和印象笔记数据互通。聊天群中的重要文件、手机里拍摄的图片和录像、电脑本地中写好的文档皆可轻松上传至云端，再也不用担心文件过期失效。
过去存储在「印象笔记」中的协作文档、微信文章、聊天文件、素材库资料，皆可复用至团队，再也不怕从零开始。未来使用「印象笔记」录入的新信息，只要想导，随时可操作。点此了解如何快速将印象笔记数据导入印象团队
- 支持所有文件格式存储和更新
重要照片，电子合同，会议录音，office文档……皆可放到一篇笔记中，无需在各种文件间来回切换。「印象TEAMS」超级笔记更是将最小的笔记单位变成了模块，每个模块都可以像积木一样随意调整、拖拽、自由放置。 点此了解 「印象TAEAMS」超级笔记入门介绍
团队成员打开「印象团队」中的附件进行编辑保存后，「印象TEAMS」能同步保存附件的更新，无需重复上传，资料更新始终同步。
资料收集完成后，根据团队的使用习惯将资料按一定的规则进行整理，会使整个资料库看上去井井有条，方便团队成员学习使用。这时候印象TEAMS的优势主要体现在：
- 简洁直观的内容呈现形式
扁平的笔记本组-笔记本-笔记结构让团队资料简洁呈现，告别传统无限文件夹嵌套的低效整理方式。超级笔记内的目录大纲使笔记内容条理清晰，工作计划、工作总结、成员项目进展汇报、文献资料、操作指南等信息一目了然，查看者可随时查看修改。
- 过往资料轻松调用
对于律所、科研、PC/VE等涉及大量资料整理的行业来说，借鉴以往的资料十分重要。「印象TEAMS」支持将记有过往案件、相关法律、文献资料、背景调查的笔记生成链接，引用到其他资料中去，这样在查看当前笔记时就能快速了解相关的历史信息。
整理好团队资料后，团队成员还可以借助印象团队更轻松地借鉴历史资料，快速产出工作成果此时，印象团队可以帮助团队:
- 快速找到相关资料
支持搜索笔记、PDF、附件内的文字。对于常保存PDF文件和图片的团队来说，即使不记得笔记内的具体内容，也可以通过PDF中的内容检索到需要的文件。
- 快速给资料添加批注
可直接在图片、PDF上批注信息，例如设计团队可以在设计图稿上标注设计细节，工程团队在现场照片上标注检查信息，加工贸易团队在产品图片上附加说明，方便团队交流。
在资料库中学习、进行二次创作后，团队就可以将创作好的作品进行存档，充实资料库，方便后续再次利用。印象团队在进行作品存档方面的优势主要体现在：
- 超大存储空间
无需担心存储空间不够用，图片附件随心存
- 离职文件永久保留
支持转移离职文件给其他成员，灵感无缝传承，团队灵感不流失
- 团队主页信息共享
专属团队主页界面，打破个人信息孤岛，实时了解最新动态，项目进展
如何用印象TEAMS构建资料库
第一步：邀请成员进入团队
支持从各端邀请成员加入。印象团队能够统一管理团队资料，同时保证团队资料不会因为误删或离职而丢失。
*点此了解如何邀请成员加入印象TEAMS
第二步：搭建团队的资料库笔记本框架
团队版的三级目录结合资料管理的实际应用场景，可以参照下图进行架构搭建。在部署团队资料架构时，创建统一的命名规则非常重要，既有利于高效整理笔记本和笔记，也方便快速查找所需资料。
*推荐笔记本命名规则
为笔记本组、企业笔记本笔记以及标签创建一套命名规则，内容将更加整洁有序，查找起来也更为快捷。
如：
笔记本组标题可以由“数字编号+部门”组成
笔记本标题可以由“数字编号+项目”组成
笔记标题可以由“数据编辑+具体任务”组成
第三步：在笔记中添加资料
「印象团队」提供了丰富的场景化“笔记模板套件” ，除了日常办公必备的【个人工作】【团队协作】套件，「印象TEAMS」还定制了针对不同团队的场景套件，涵盖法律、教研、人力、外贸、直播、销售等多种行业，方便快速应用，一键形成团队办公空间。
第四步：将笔记本共享给团队成员。
第五步：团队成员在工作群聊领取笔记本，在笔记本中更新资料。
*点此了解如何与团队成员共享资料
